Planifique su día de trabajo con OmniFocus 3 y el método de calendario completo

Planifique su día de trabajo con OmniFocus 3 y el método de calendario completo

Si eres un trabajador del conocimiento, es posible que tengas un horario bastante flexible.

Incluso si tienes que estar en la oficina entre las 9 y las 5, probablemente tengas mucha libertad en la forma en que llenes esa jornada laboral.

Existen ventajas obvias en tener un horario flexible. Puede priorizar su trabajo de acuerdo con tu valores, puede tomar un descanso cuando lo desee, y puede programar las tareas más tediosas para completar justo después del almuerzo, cuando esté en coma alimenticio.

Pero también hay muchos desventajas a tener un horario flexible. Sin instrucciones claras sobre exactamente en qué trabajar y cuándo, se ve obligado a hacer su propio plan y a motivarse.

Afortunadamente, administrar su tiempo para hacer las cosas es una habilidad que puede cultivar, y hay técnicas que puede aprender para hacerlo más fácil.

En este artículo, compartiré con ustedes una técnica de administración del tiempo que me ha funcionado muy bien y que llamo el método de calendario completo.

En particular, le mostraré cómo usar este método junto con mi administrador de tareas favorito, OmniFocus. Pero puede usar cualquier calendario (uno en papel o una aplicación de calendario) y puede traducir los bits de OmniFocus al administrador de tareas que elija.

Para empezar, analicemos «tener una jornada laboral productiva» en dos partes:

  1. Identificar las tareas más valiosas en las que puede trabajar.
  2. Haciendo el trabajo.

Después de todo, no progresará mucho si está trabajando en lo incorrecto o si no está trabajando en absoluto.

Aclaremos también lo siguiente:
Trate cualquier técnica de productividad como un experimento.

Nadie puede saber con certeza si el método de Calendario completo, o cualquier método, funcionará para usted en este momento. ¡Así que ponte tu bata de laboratorio! Si el método que describo aquí funciona, ¡es genial! Si no es así, pruebe con otra cosa.

Dicho esto, vamos a sumergirnos.

Sobre el Autor

Peter Akkies enseña productividad. Creó el curso de video OmniFocus Cómo configurar y utilizar OmniFocus 3 para realizar tareas. También puedes encontrarlo en peterakkies.net.

Primera parte: Identifique las tareas más valiosas en las que puede trabajar

Supongamos que tiene todas las tareas en las que podría trabajar enumeradas en su administrador de tareas. (Si no lo hace, comience por ahí. Lea algunos tutoriales sobre cómo usar su administrador de tareas favorito. Si necesita ayuda de OmniFocus, intente mis recursos de OmniFocus.)

Desea eliminar las tareas en las que no puede trabajar en este momento. Por ejemplo, no puede presentar su declaración de impuestos de 2019 hasta el 1 de enero de 2020. Por lo tanto, incluso si ya tiene una tarea titulada declarar impuestos sobre la renta 2019, no querrás ver esa tarea si aún no es 2020.

Para mostrar exactamente qué tareas están disponibles para trabajar, utilizo una perspectiva OmniFocus personalizada a la que llamo Disponible. Aquí están las configuraciones para esa perspectiva:

Configuraciones de perspectiva disponibles

Configurar la perspectiva de esta manera elimina las tareas que están aplazadas hasta una fecha futura, así como las tareas en las que no puede trabajar todavía porque necesita completar otra tarea primero. Eso deja tareas en las que puede trabajar ahora mismo.

Con esta lista frente a usted, es una cuestión de elegir y luego etiquetar aquellos en los que tiene la intención de trabajar hoy. Recomiendo trabajar en dos tipos de tareas en un día cualquiera:

  1. Tareas que son las más importantes, pero no necesariamente urgentes.
  2. Tareas que son urgentes, pero no necesariamente las más importantes.

Si solo trabaja en tareas del grupo uno, perderá muchos plazos. Por el contrario, si solo trabaja en tareas del grupo dos, no hará mucho del trabajo más valioso. Por lo tanto, necesita un equilibrio: tal vez elija tres tareas de cada categoría, luego etiquete estas tareas para indicar que planea trabajar en ellas hoy. En OmniFocus, me gusta usar una etiqueta llamada Siguiente para estas tareas. Cuando agrego el Siguiente etiquetar a una tarea, eso significa que tengo la intención de hacerlo hoy.

A continuación, ajusto la configuración de OmniFocus para que en mi vista Previsión, en Hoy, vea no solo las tareas que vencen hoy (grupo dos tareas), sino también las tareas que son importantes y que no vencen hoy (grupo uno tareas). A continuación, se explica cómo ajustar la configuración de la perspectiva de pronóstico en OmniFocus para configurarlo:

Vista de previsión Etiqueta siguiente en la configuración Hoy

Nuevamente, traduzca esto a su propio administrador de tareas si es necesario.

Ahora ha identificado un conjunto de tareas en las que trabajar hoy. La siguiente parte es asegurarse de hacer el trabajo. Ahí es donde entra en juego el método de Calendario completo.

Segunda parte: hacer el trabajo

Aquí está la filosofía detrás del método de Calendario Completo:

Prográmelo para que pueda hacerlo.

Cuando usamos el Calendario completo, programamos todo lo que queremos hacer directamente en nuestro calendario.

Esto significa programar no solo reuniones y citas con el dentista, sino también tareas, como «procesar correos electrónicos», «bosquejar el rediseño de la portada», «ensayar la presentación» y «escribir un artículo invitado para ”. Y tratamos estas tareas programadas de la misma manera que trataríamos una cita con el dentista: se necesitaría una emergencia para perderla.

Sin embargo, ¿por qué programar todo en lugar de solo reuniones y citas?

Es más probable que haga lo que ha programado y menos probable que haga lo que no. ¿Es tu prioridad tener reuniones y citas? Programar completamente sus días lo hace proactivo.

Así que tomemos las tareas que identificó en la primera parte, aquellas en las que planea trabajar hoy. En orden de prioridad, programe cada tarea en su calendario. Su calendario puede terminar luciendo así:

Ejemplo de día calendario completo

¿Todo encaja cómodamente en tu día? ¡Genial, agrega más tareas! ¿O descubrió que no tiene suficiente tiempo? Entonces tendrás que elegir. Programar sus tareas de esta manera le obliga a priorizar conscientemente.

Después de planificar su día, le recomiendo extender su planificación al resto de la semana. Es útil planificar tus días y tu semana con anticipación porque, si eres como yo, no tomas las mejores decisiones en el momento. ¿Trabajar en ese proyecto tan importante pero tedioso? Eh… ¡más tarde!

A continuación, se muestran algunos consejos de implementación para el método Calendario completo:

  • Cree eventos de calendario a un alto nivel (por ejemplo, «mejorar la página de ventas», no «agregar párrafo en xyz tema debajo del párrafo sobre… ”).
  • Tener un horario no significa que su semana sea inamovible. Cuando las circunstancias y las prioridades cambien, actualice su plan. Continúe lidiando con la realidad.
  • Deje algo de tiempo no programado en su calendario. Úselo para encargarse de trabajos no planificados.

Todo lo que tienes que hacer ahora es ceñirte al horario.

¡Recuerda tu bata de laboratorio!

Finalmente, me gustaría recordarles que todos estamos conectados de manera diferente. El método Calendario completo puede funcionar muy bien para usted, o puede resultarle sofocante o aburrido. ¿Quién sabe?

La única forma de averiguarlo es intentarlo.

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