Cómo utilizar Microsoft To Do como una solución GTD multiplataforma

A pesar de mis mejores esfuerzos para evitar ese destino, mi trabajo diario requiere el uso de una PC con Windows. Probablemente podría optar por utilizar una Mac con Parallels, pero todavía no lo he conseguido. Quizás algún día.

Donde esto tiene más impacto es en mi flujo de trabajo de productividad. A todos los efectos, tengo varias listas de tareas pendientes repartidas en diferentes sistemas operativos, y tengo que duplicar mi trabajo en algunas áreas diferentes para mantener las cosas sincronizadas y consistentes. me gustaría amor para ver que Things 3 adopte una opción basada en web.

Recientemente, respiré hondo y di un paso atrás para ver qué tipos de opciones GTD multiplataforma hay disponibles para los usuarios híbridos de Mac y PC. Y aunque Todoist puede ser el pensamiento inmediato para la mayoría de los lectores de Sweet Setup, en realidad fue Tareas propias de Microsoft aplicación que me llamó la atención.

Puedo replicar casi perfectamente mi configuración de Things 3 dentro de Microsoft To Do y tener soporte multiplataforma para arrancar. De hecho, está tan cerca de ser una funcionalidad replicada que puedo abandonar Things 3 para siempre.

O al menos hasta que pueda convencer a mi jefe de que me deje ejecutar Parallels en una Mac.

Funciones principales de Microsoft To Do

La aplicación To Do de Microsoft ha recorrido un largo camino desde su inicio y hoy refleja una aplicación GTD completa y con todas las funciones que satisfará las necesidades de muchos usuarios. Debido a que vengo de un trasfondo de Things 3, todo en mi mente funciona en relación con el funcionamiento de Things 3: «Áreas», «Proyectos», la vista «Hoy» y «Próximo» son la jerga básica de mi vocabulario, por lo que perdóname por usar estos en el lugar de la elección de verborrea de To Do.

Trabajando a través de la barra lateral izquierda de listas inteligentes de Microsoft To Do de arriba a abajo:

  • Mi día es esencialmente la vista «Hoy» de Things 3. Mi día muestra todas las tareas que vencen hoy. Puede agregar una tarea a Mi día tocando la tarea y seleccionando «Agregar a Mi día».
  • Importante muestra todas sus tareas destacadas. Al tocar una tarea, aparece una estrella vacía a la derecha del nombre de la tarea y al tocar la estrella, se agrega a la cola Importante. No sé si Things 3 tiene una vista «Importante» específica, pero me viene a la mente el sistema «Marcado» de OmniFocus.
  • Planificado Las tareas son similares a la pestaña «Próximas» de Things 3, donde las tareas futuras se separan entre «Anterior» (tareas que vencen anteriormente), «Mañana», de dos a cinco días a partir de ahora y «Más tarde».
  • Asignado a usted funciona en conjunto con las aplicaciones Planner y Teams de Microsoft Office 365 para agrupar todas sus tareas asignadas en un solo lugar. Tener esto integrado en To Do asegura que no haya excusa para perder una tarea asignada por su jefe.
  • Correos electrónicos marcados es la característica distintiva de To Do en mi mente: si usa una dirección de correo electrónico de Exchange, cualquier correo electrónico marcado dentro de Outlook aparecerá casi instantáneamente dentro de To Do.
  • Tareas es efectivamente una ubicación general sin categorizar para todas sus tareas a vista de pájaro.
  • Grupos son básicamente áreas de Things 3, lo que le permite agrupar listas en un contexto establecido. Utilizo el término «básicamente», ya que no son tan poderosos como las áreas de las cosas.
  • Liza son proyectos que pueden titularse con un título general y pueden contener listas completas de tareas para completar. Aquí no hay opciones de encabezado para agrupar tareas similares.

Evidentemente, hay mucha superposición entre las mejores aplicaciones GTD como OmniFocus y Things 3 y Microsoft To Do. Sin embargo, en muchos sentidos, la funcionalidad de To Do se extiende más allá de lo que hemos visto en OmniFocus y Things 3 y ofrece algunas características de calidad de vida que me hicieron levantar la ceja.

Funciones prácticas en el interior para hacer

Microsoft To Do puede ser personalizado visualmente para adaptarse a tus gustos estéticos. Cada lista puede tener su propio tema, abarcando varios colores pastel o incluso fotos (que se muestran en el tema de luz de Tareas pendientes durante el día). Las listas inteligentes (como Mi día, Planificado, Correo electrónico marcado, etc.) también pueden tener sus propios temas.

Las tareas se pueden agregar con análisis de lenguaje natural, trayendo lo mejor de una aplicación como Fantastical a Microsoft To Do. Escribir «Llamar a Bob el 26 de enero a las 4:30 PM» proporciona inmediatamente una opción que se puede tocar para agregar la tarea con un recordatorio a la hora especificada o una fecha de vencimiento a la hora especificada. El análisis no es perfecto, fíjate, una tarea como «Comprar regalos de Navidad el 4 de diciembre de 2020» dejó la palabra «activado» colgando al final de la tarea.

Las tareas individuales pueden convertirse rápidamente en su propio mini-proyecto agregando un «paso» a la tarea. Cuando toque una tarea, simplemente toque «Agregar paso» para agregar tareas adicionales a la tarea principal. Esto es ideal para cuando no necesita un proyecto completo (como una «Lista») pero tiene varios pasos para llegar del punto A al punto B.

Como se ha mencionado más arriba, Tareas del planificador se puede agregar directamente a Microsoft To Do si usa el conjunto de aplicaciones de Office 365. Sin embargo, si no usa Planner, puede desactivar estas listas inteligentes dentro de la vista de preferencias de Tareas pendientes. Mejor de todo, vacío Las listas inteligentes se pueden ocultar cuando no hay tareas abiertas o disponibles en esa vista. Esto proporciona una barra lateral más limpia si se han completado todas las tareas asignadas.

Mi característica favorita personal es la capacidad de ver todos correos electrónicos marcados dentro de Microsoft To Do. Mi bandeja de entrada de correo electrónico es efectivamente una segunda lista de tareas que parece imposible de completar. Con la función de correos electrónicos marcados de Tareas pendientes, puede marcar un correo electrónico dentro de Outlook, archivar el correo electrónico en Outlook y seguir viendo el correo electrónico como una tarea en Tareas pendientes. Una vez que quita la marca del correo electrónico en Outlook, To Do recoge automáticamente el estado del correo electrónico y marca la tarea como completada. Esta función tiene una doble función para limpiar la bandeja de entrada de su correo electrónico y colocar todos los correos electrónicos de tareas procesables en un lugar coherente.

Sin embargo, desafortunadamente, me he encontrado con un par de inconvenientes con los correos electrónicos marcados. Por un lado, requiere una cuenta de correo electrónico de Exchange. No estoy seguro de cuán comunes son las cuentas de correo electrónico de Exchange (estamos contentos con el conjunto de funciones y la velocidad de sincronización en nuestra pequeña oficina), pero hay algunas reseñas desagradables en línea. Si ha evitado Exchange, no podrá utilizar los correos electrónicos marcados dentro de To Do.

También me he encontrado con algunos problemas de sincronización al usar la aplicación de escritorio de Outlook en mi PC con Windows. Hasta ahora, solo he podido marcar un correo electrónico en Outlook para iPad, iPhone y Mac y mostrarlo en Tareas pendientes.

Por último, una característica adicional: las tareas de To Do pueden tener Archivos adjuntos para ellos, lo que le permite hacer referencia rápidamente a una foto, captura de pantalla o un archivo (como un PDF) directamente en los metadatos de la tarea. Encuentro que esto es particularmente útil cuando se hace referencia a capturas de pantalla: simplemente tome una captura de pantalla, anote la captura de pantalla con las herramientas de anotación de iOS y adjúntela a la tarea. Esta característica específica es una que he estado deseando en Cosas 3 durante mucho tiempo.

Otros inconvenientes en mi flujo de trabajo

Ninguna aplicación GTD está libre de contratiempos, y hay algunas en particular que pondrán a algunos usuarios en un bucle.

Por ejemplo, los «Grupos» tienen el único propósito de separar las «Listas» entre sí, lo que significa que no puede arrastrar tareas individuales a un grupo. En Things 3, puede mover tareas similares a un Área y luego abrir esa Área para ver todos los proyectos y tareas individuales a la vez. En Tareas pendientes, solo se pueden agregar listas (proyectos) al grupo, lo que limita el poder de crear grupos (áreas) separados en su vida.

En segundo lugar, no hay una bandeja de entrada separada en Tareas pendientes. «Tareas» actúa como un área general para todas sus tareas no asignadas a una lista, que incluye tareas próximas, tareas repetidas y tareas únicas. Si es partidario de la filosofía Get Things Done, la falta de una bandeja de entrada puede ser un factor decisivo.

Existe la posibilidad de que ninguno de estos inconvenientes se interponga en su camino si se muere por una verdadera aplicación de administración de tareas multiplataforma que funcione entre macOS, iOS y Windows. Pero si eres una criatura de hábitos o confías en gran medida en la filosofía GTD completa, tendrás que probar To Do para ver si funciona.

Envolver

Cualquiera que tenga una familia, múltiples trabajos, vaya a la escuela o sea voluntario, dudará en cambiar sus flujos de trabajo de administración de tareas, simplemente por temor a perderse algo en medio de todo el caos. Ciertamente soy una de esas personas: una vez que encontré un hogar dentro de Things 3, admito que me desconecté de cualquier otra aplicación GTD disponible. Incluso si esas otras aplicaciones se adaptan mejor a mis necesidades, el riesgo de perder algo era y es demasiado grande simplemente debido a la ruptura de hábitos.

Entonces, ¿por qué Microsoft To Do? ¿Y por qué ahora?

To Do ha recorrido un largo camino en los últimos meses en términos de diseño y funcionalidad. Además, nuestra oficina adoptó recientemente el conjunto completo de herramientas Business Premium de Office 365, abriendo las puertas a Planner, Teams con todas las funciones, OneDrive, archivos sincronizados en Word y Excel y calendarios sincronizados en Exchange.

Como resulta, Microsoft para hacer puede terminar siendo la sorpresa más grande en nuestro salto a Office 365. Tener todas sus tareas en un solo lugar, dispersas desde Windows, iOS, iPadOS y macOS, y poder integrar muy bien su temida lista de correo electrónico con su lista de tareas. podría ser un cambio de juego para cualquiera que desee usar una Mac pero que necesite usar una PC.

Deja un comentario

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos y para mostrarte publicidad relacionada con sus preferencias en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de sus datos para estos propósitos. Ver
Privacidad